IMMIGRA SCHRITT für SCHRITT

Sie haben ein Thema in der Region zu der Sie tagen möchten?
Besucher und Besucherinnen sollen sich über Themen informieren und sollen
von Akteuren beraten werden? Akteure möchten sich untereinander vernetzen?
Dann nutzen Sie das Veranstaltungsformat der IMMIGRA.

Hinweis: Die Vorbereitungszeit sollte ein Jahr, spätestens ein dreiviertel Jahr, vor der Veranstaltung beginnen.

Das erste Treffen

Bilden Sie ein Team aus den Veranstaltern und Veranstalterinnen. Folgende Bausteine sind zu bearbeiten:

1. Fachtag
2. Informations- und Beratungsbörse
3. Workshops
4. Finanzen
5. Öffentlichkeitsarbeit

TIPP: Regeln Sie immer vorab, wer Protokoll führt.

Als gut hat sich erwiesen, Protokolle als Verlaufsprotokolle zu führen, die von Termin zu Termin ergänzt werden.

Beachten Sie dabei auch immer, den Speichernamen mit Datum zu versehen, damit die aktuellste Version schnell ersichtlich ist.

Finanzen

Bei der ersten Planung soll eine Kostenübersicht entstehen – Räume, Nebenkosten,
Honorare für Referent_innen, für Lotsen und vorhandene Mittel.
Zumeist entsteht ein Restbetrag, den es noch zu finanzieren gilt.

Recherchieren Sie über mögliche Sponsoren, Stiftungen. Schreiben Sie Anträge.

Führen Sie auch Gespräche, um die IMMIGRA näher zu bringen.
Nutzen Sie dafür das Material, was es für andere IMMIGRAs gab.

Fachtag

In einem ersten Schritt überlegen Sie, welche Themen sind aktuell. Was soll vermittelt werden?

Mögliche Formen eines Fachtages

1. Vorträge und Podiumsgespräch
2. Vortrag und eventuell Thementischen

Nun steht das grobe Raster, dann geht es an die Recherche von
geeigneten Referent_innen.

Nun sind folgende Schritte zu tun:

1. Laden Sie unbedingt frühzeitig Referent_innen ein
2. Stimmen Sie das Thema gut ab
3. Finden Sie eine Moderation
4. Erstellen Sie einen Ablaufplan

Informations- und Beratungsbörse

Die "IQ Prozesskette für die berufliche Integration" dient als Grundlage für die Informations- und Beratungsbörse.

Das Besondere ist, dass durch das Modell ein Prozess zur beruflichen Integration durchlaufen werden kann.

Es lassen sich Themen entwickeln, an denen Akteure ihre Angebote vorstellen,
zum Beispiel informieren und beraten zum Thema "Deutsch lernen" die dazugehörigen Akteure.

Die Akteure der Informations- und Beratungsbörse

Ein halbes Jahr vor der IMMIGRA geht ein erstes Anschreiben an die Akteure raus mit Informationen und der Bitte um eine Rückmeldung, wer mit welchem Angebot mitwirken möchte. Laden Sie die Akteure vor Ort zu einem Workshop ein

a) bereiten Sie Moderationswände zu den einzelnen Phasen vor und lassen Sie die Akteure sich mit den Angeboten in die Phasen einteilen

oder b) nehmen Sie die Einteilung anhand der Rückmeldebögen vor und lassen diese am Workshoptag ergänzen/verändern.

Akteure haben auch verschiedene Angebote, die sich entsprechend zu verschiedenen Phasen zuordnen lassen – dies widerspricht sich nicht.

Spätestens 6 Wochen vor der Veranstaltung erhalten die Akteure ein
Informationspaket mit Zuordnung der Akteure zu den einzelnen Themen und Kontaktadressen, um den Standplan miteinander besprechen zu können.

Der Raum der Informations- und Beratungsbörse

Ein großer Raum ist von Nöten, um Themennischen mit Stehtischen und Displays für Informationsmaterial unterzubringen.

Neben den Themennischen sollen auch Beratungsinseln entstehen. Als nützlich hat sich
auch ein zentraler Thementisch erwiesen, an dem Material ausgestellt wird.

Das ermöglicht vielen Besuchern und Besucherinnen erst einmal eine Orientierung
bevor es an die Themennischen geht.

Firmen für Messeaufbau können wunderbare Konzepte zur Raumgestaltung
liefern.

Falls Sie dies aus finanziellen Gründen nicht in Anspruch nehmen,
ist es aber wichtig, dass Sie einheitliches Mobiliar wählen.

Die Grafiken der Informations- und Beratungsbörse

Die Themennischen werden mit Grafiken ausgestattet. Auf der Grafik ist

1. Das Thema
2. Motiv aus der Prozesskette
3. LOGOs von den Akteuren
4. Umrandung mit Farbe, das als Leitsystem fungiert

Workshop

Workshops sind parallel zur Informations- und Beratungsbörse zu organisieren.

Nutzen Sie dabei die Expertise der Akteure vor Ort. Des Weiteren können auch externe
Referenten und Referentinnen, die am Fachtag einen Part übernommen haben,
in Workshops das Thema vertiefen.

Öffentlichkeitsarbeit

Wir haben viele Materialien entwickelt, die wir für die Bekanntmachung und für den Tag selbst haben:

1. Presseerklärung und -konferenz
2. Begleitheft zur Vorbereitung auf den Besuch
3. Legespiel zur sprachlichen Entwicklung
4. Banner
5. Handzettel
6. Plakat
7. Programmheft
8. Persönliche Ansprache
9. Feedback

mehr Informationen erhalten Sie unter Materialien und Öffentlichkeitsarbeit.

Der Vortag

Der Vortag dient dem Aufbau, der Informations- und Beratungsbörse sowie des Fachtags.

Laden Sie die Akteure ab dem Nachmittag ein, damit diese bereits die Räumlichkeiten besichtigen
können sowie Informationsmaterialien vorbeibringen.

Laden Sie auch die Infolotsen ein, damit Sie nochmals den Tag durchlaufen können.

Der Tag selbst ...

Die Zeit ist bis zum Veranstaltungstag sehr intensiv.

Auch im Laufe des Tages werden immer wieder organisatorische Fragen auftauchen.

Am besten gibt es eine Person, die über Handy erreichbar ist.

Wichtig: Auch Sie sollten vom Tag was mitnehmen.
Lauschen Sie den Vorträgen, unterhalten Sie sich mit den Akteuren und mit den Besuchern und Besucherinnen.

Wir wünschen eine erfolgreiche IMMIGRA.